Data warga di buku RT: apa yang dicatat, apa yang sebaiknya tidak

Sekretaris RT membuka folder di ponsel. Isinya foto KTP puluhan warga, dikirim satu per satu lewat WhatsApp saat ada pengajuan surat. Ada juga tangkapan layar kartu keluarga, dan beberapa foto surat keterangan dokter.

Semua itu dikumpulkan dulu dengan alasan praktis: supaya tidak perlu minta berkas yang sama dua kali. Sekarang foldernya penuh, dan tidak ada yang tahu harus mulai dari mana kalau ada yang bertanya.

Data warga memang perlu. Yang tidak perlu adalah menyimpannya dalam bentuk yang tidak terkendali.

Tujuh kolom yang sudah cukup untuk kerja harian

Untuk keperluan RT sehari-hari, biasanya cukup satu tabel dengan tujuh kolom:

Kolom	Isi	Dipakai untuk
Nama lengkap	sesuai KTP	surat, undangan, daftar hadir
NIK	16 digit	pencocokan dengan berkas kelurahan
Nomor KK	16 digit	pengajuan yang butuh data keluarga
Alamat dan blok	nomor rumah	penagihan, distribusi undangan
Status hunian	pemilik, kontrak, kos	membedakan hak dan kewajiban
Nomor telepon	satu nomor aktif	pengumuman penting
Tanggal masuk	bulan dan tahun	data warga baru dan pindah

Tujuh kolom ini menjawab hampir semua pertanyaan yang muncul di sekretariat. Kalau ada kebutuhan lain, tambahkan satu kolom saat benar-benar perlu, bukan di awal.

Data yang sebaiknya tidak disimpan

Beberapa data sering ikut terkumpul tanpa pernah dipakai. Menyimpannya menambah risiko, bukan menambah manfaat.

Foto KTP dan KK. Hampir tidak pernah dibutuhkan untuk kerja harian. Kalau perlu verifikasi, lihat sekali, catat nomornya, lalu jangan simpan gambarnya.
Riwayat kesehatan. Data dokter, kehamilan, atau diagnosa tidak ada urusannya dengan administrasi RT.
Riwayat bantuan sosial. Ini data sensitif. Kalau harus ada, simpan terpisah dan hanya untuk pengurus yang menangani.
Nomor rekening pribadi. Tidak perlu disimpan untuk pencatatan iuran. Cukup status sudah bayar atau belum.
Agama dan status perkawinan. Kecuali memang diminta untuk pengajuan tertentu, jangan dikumpulkan lebih awal.

Aturan sederhananya: kalau data itu tidak dipakai dalam tiga bulan, jangan disimpan.

Siapa yang boleh membuka

Data warga bukan rahasia negara, tapi juga bukan konsumsi grup WhatsApp.

Yang wajar: ketua RT, sekretaris, dan bendahara untuk keperluan penagihan. Warga lain cukup tahu jumlah KK dan jumlah tunggakan, tanpa nama.

Kalau ada yang meminta daftar nama dan nomor telepon untuk keperluan usaha, jawabannya tidak. Termasuk kalau yang meminta terlihat sopan dan membawa proposal.

Sekilas soal UU PDP

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur bahwa data pribadi harus dilindungi dan penggunaannya harus jelas tujuannya. NIK, nomor KK, alamat, dan nomor telepon termasuk data pribadi.

Untuk RT, intinya bukan urusan hukum yang rumit. Intinya tiga hal: kumpulkan seperlunya, simpan dengan aman, dan jangan sebarkan.

Kalau terjadi kebocoran, misalnya folder ponsel hilang atau file terkirim ke grup yang salah, langkah pertamanya bukan panik. Catat apa yang bocor, kapan, dan ke mana. Lalu beri tahu warga yang datanya terkena. Terbuka lebih baik daripada menutupi.

Cara aman meminta data ke warga

Jelaskan untuk apa. Satu kalimat: “untuk pengajuan surat domisili”. Warga lebih terbuka kalau tahu tujuannya.

Minta satu kali, catat sekali. Data yang sudah masuk langsung dimasukkan ke tabel, lalu chat-nya dihapus. Jangan biarkan menumpuk di percakapan.

Jangan pakai grup untuk data pribadi. Kirim lewat pesan pribadi, atau minta warga mengisi formulir sendiri.

Beri tahu siapa yang bisa dihubungi. Kalau warga ingin datanya diperbaiki atau dihapus, harus ada yang menjawab.

Warga baru masuk dan warga pindah

Dua momen paling sering membuat tabel data warga rusak: saat warga baru masuk, dan saat warga pindah. Keduanya jarang dicatat rapi karena terjadi bersamaan dengan urusan lain.

Untuk warga baru, catat tanggal masuk pada hari yang sama dengan permintaan surat pertama. Kalau menunggu, tanggalnya akan dikira-kira, dan data warga baru tidak bisa dipakai untuk menghitung iuran.

Untuk warga pindah, jangan langsung menghapus barisnya. Pindahkan ke daftar arsip dengan tanggal pindah dan tujuan, lalu keluarkan dari daftar aktif. Menghapus baris membuat riwayat iuran dan surat tahun lalu ikut hilang.

Satu kebiasaan kecil yang membantu: setiap akhir bulan, bandingkan jumlah KK aktif dengan jumlah rumah yang benar-benar berpenghuni. Selisihnya biasanya adalah warga yang pindah tanpa memberi tahu.